Wat is mediation

Wat is mediation?

Met behulp van de mediator als onafhankelijke derde (beter gezegd: meerzijdig partijdige), wordt inzicht verkregen in alle mogelijkheden, gevolgen/consequenties en wordt getracht praktische oplossingen voor de kwesties te vinden door argumenten, belangen en verlangens boven tafel te krijgen en nieuwe elementen te verzinnen, waardoor die ieders belang/verlangen zoveel mogelijk wordt behartigd.

Wat is mediation niet?

Geen arbitrage

Bij mediation ligt de nadruk op het verhelderen en verbeteren van de communicatie om (een) bepaalde kwestie(s) op te lossen en daardoor ook de onderlinge relatie te verbeteren. Dit in tegenstelling tot rechtspraak of arbitrage, waarbij wel een oplossing voor het feitelijke probleem wordt bereikt, maar het onderliggende issue niet wordt opgelost. Hierdoor laait hetzelfde of een ander conflict snel weer op.

Geen therapie

Bij mediation wordt uitgegaan van twee of meer gezonde mensen, die samen gaan kijken welke belangen/doelen en wensen/verlangens zij nastreven en vanuit welke normen en waarden zij dat doen, en hoe een gezamenlijk doel/oplossing voor een kwestie kan worden gevonden. Ook wordt gekeken naar hoe zij elkaar eventueel kunnen versterken in het verwezenlijken daarvan.

Geen relatie-therapie

Hoewel er aandacht kan zijn voor het verleden, de omgeving en achtergrond waarin partijen zich bevinden, is er niet – zoals bijvoorbeeld in (relatie)therapie - de focus op herstel van iets wat ‘niet goed/gezond’ is, hoewel de verhelderde communicatie/inzichten zeker herstel teweeg kan brengen.

De keus voor mediation

De keus voor mediation wordt bepaald door hoe belangrijk betrokkenen de onderlinge relatie (nog) vinden.

Er zijn drie vragen die we stellen om te zien of mediation de juiste weg is:

1. Ervaren alle betrokkenen een probleem?

2. Geloven betrokkenen dat het opgelost kan worden, zelfs als ze de oplossing nu nog niet zietn

3. Zijn betrokkenen bereid (nog) te investeren in de relatie, in welke vorm dan ook.

Natuurlijk kan de mediator bijstaan om na te gaan welk belang iemand mogelijk bij mediation kan hebben, zelfs als de persoon dat zelf (nog) niet ziet.

Voordelen van mediation

De voordelen van mediation zijn:

- duurzame oplossing

- vrijheid en creativiteit

- autonome beslissingen

- kostenbesparing

Procedure

Het proces van mediation kent drie fasen (volgens het SHIT-model van Diane Evers, oprichtster Mediv, Mediation Instituut Vlaanderen):

De eerste fase

In de eerste fase vindt een inventarisatie plaats van:

1. de problematiek/de kwestie;
2. de standpunten, de argumenten, belangen, wensen, verlangens en doelen van betrokkenen; de eventuele oplossingen van elk van de betrokkenen.

De tweede fase

Na de inventarisatie is er ruimte voor verdieping:

1. iedereen komt voldoende aan bod;
2. ieders wensen, standpunten, belangen en doelen zijn even belangrijk en worden goed bekeken;
3. zoektocht naar (onderliggende) normen en waarden;
4. zoektocht gemeenschappelijke belangen/verlangens vanuit deze normen en waarden.
5.  onderhandelingen

De derde fase

Dit is de brainstorm- en beslissingsfase: allerlei mogelijke ideeën en eventuele andere oplossingen en doelen dan die partijen zelf eerder hebben bedacht, passeren de revue en worden getoetst aan de belangen, normen en waarden, van de betrokkenen. Er wordt net zolang gezocht tot er een oplossing is die aan de belangen van alle betrokkenen tegemoet komt (belangencheck).  Dit leidt soms te heel creatieve oplossingen.

Belangrijk is te onthouden dat de belangencheck steeds plaatsvindt en dat net zolang doorgezocht wordt, tot er een overeenkomst ligt,waar iedereen echt achter staat.

Vastlegging in een convenant

Het resultaat van de mediation, de gemaakte afspraken, worden vastgelegd in een convenant (overeenkomst).

Dit convenant wordt gezamenlijk en gelijktijdig ondertekend in een aparte bijeenkomst.

Tijdsbestek

Het eerste contact

Meestal neemt één van de betrokkene (telefonisch of per email) contact op.

Om mijn onafhankelijke positie te waarborgen zal ik informatie geven over de procedure van mediation, maar niet echt inhoudelijk op de situatie ingaan.

Vervolgens nodig ik alle betrokkenen uit voor een kennismakingsgesprek.

Kennismakingsgesprek: 

Meestal vangt de mediation aan met een kosteloos en vrijblijvend kennismakingsgesprek, waarin we:

1. de werkwijze, procedure en de kosten van mediation bespreken;
2. nagaan of mediation de geschikte weg voor jullie is om tot een oplossing/afwikkeling te komen.

Als er grote tijdsdruk is, of als het uit praktische overwegingen handiger is, wordt dit kennismakingsgesprek ook wel samengetrokken met de inhoudelijke mediationsprek(ken).

Onafhankelijk en Meerzijdig Partijdig

Opeenvolgende Mediationgesprek(ken)

Om alle fasen goed te doorlopen, het besprokene te laten bezinken en te komen tot weloverwogen beslissingen zijn meestal drie tot zes gesprekken nodig.

Partijen verbinden zich ertoe tenminste drie gesprekken van tenminste een uur te hebben met elkaar. Er zijn bijna nooit meer dan zes gesprekken nodig.

Waar vinden de gesprekken plaats?

De gesprekken vinden plaats in een gezamenlijke ambiance (op kantoorlocatie of aan huis). Deelname via videochat/skype wordt afgeraden. Ook wordt afgeraden gedurende het mediationtraject zo min mogelijk contact te hebben via e-mail/sms of whatsapp-berichtjes (motto: mailen is niet delen).

De gesprekken zijn onder kantoortijden of in de avonduren.
Afspraken op zaterdag behoort ook alleen tot de mogelijkheden op de kantoorlocatie in Doorwerth.

Causus: Individuele begeleiding ter bevordering van het proces

Het staat elk van partijen vrij individueel contact met mij op te nemen teneinde ondersteuning te vragen bij het uitzoeken en formuleren van de eigen standpunten, wensen en belangen/doelen.

Dit enkel en alleen in het kader van het bevorderen van het proces van mediation: het gaat immers over het helder krijgen van de eigen positie, belangen, wensen en mogelijkheden. Wat dan besproken wordt, valt onder vertrouwelijkheid en zal uiteraard niet met andere betrokkene(n) worden, zelfs niet of dat gesprek heeft plaatsgevonden of niet.

Het is aan elke partij zelf of deze dat met de andere(n) wil delen. Zo'n overleg is immers enkel en alleen met de bedoeling dat het diegene zou helpen om zélf beter inzicht te krijgen in wat hij/zij eigenlijk wil/kan om dit daarna zelf helder aan de ander uit te kunnen leggen in het gezamenlijk gesprek. De kosten verbonden aan deze individuele begeleiding zijn voor rekening van degene die het vraagt.

Nazorg

Een aantal maanden na het mediationtraject vindt een kosteloos evaluatiegesprek plaats. Is men tevreden? Wat loopt goed en wat niet? Zijn aanvullende afspraken nodig?         

Betrokkenheid van anderen

Een vertrouwenspersoon meenemen

Bij de gesprekken zijn in principe alleen de direct (juridisch) betrokken partijen uitgenodigd aanwezig te zijn. Familie, kennissen of anderen erbij uitnodigen lijkt een steun te kunnen zijn. Het kan zijn dat je het fijn vindt om iemand mee te nemen omdat je zelf door de spanning en emoties denkt niet alles direct te kunnen opnemen en onthouden. Een andere reden kan zijn dat je meer durft te zeggen wat je vindt als er een vertrouwenspersoon aanwezig is of dat het makkelijker is te onderhandelen. Toch zijn deze mensen - zeker in de beginfase - nog niet welkom aan tafel. Over en weer kan het veel onrust veroorzaken en juist verstoring geven.

Vergeet niet, dat de mediator juist zal zorgen dat ieder goed gehoord wordt. De mediator zal alert zijn op de non-verbale signalen en doorvragen totdat alles op tafel ligt. Het is natuurlijk wel belangrijk dat je eerlijk antwoord geeft op de vragen van mij als mediator, anders kan ik je niet helpen.

Een advocaat meenemen

Een advocaat – die ook aan geheimhouding is gebonden – mag wel meekomen, als dit vooraf wordt aangegeven. Het is dan wel aanbevolen allebei een advocaat mee te nemen voor de balans. De advocaten zullen dan op de achtergrond blijven. Een advocaat als partij-adviseur kent het mediationtraject en het belang ervan en zal dat niet frustreren.

Ieder is altijd vrij om buiten de mediation om juridisch en financieel advies bij een professional in te schakelen (second opinion).

Kinderen bij de gesprekken betrekken

Als er kinderen zijn, kunnen er ook gesprekken plaatsvinden met de kinderen erbij. De wet verplicht de ouders om de afspraken uit het ouderschapsplan met de kinderen te bespreken. Meestal gebeurt dit pas in het eindstadium van het mediationtraject, omdat de ouders dan al meer rust hebben en op één lijn liggen over de reeds gemaakte afspraken.

Het gaat dus om het meedelen van de afspraken aan de kinderen.  Op welke wijze dit geschiedt en hoeveel inspraak de kinderen hebben,  is afhankelijk van de leeftijd. Het geeft de mediator de kans om de loyaliteit en boosheid te bespreken en een plek te geven. Dit neemt de druk daarover bij de kinderen weg. De mediator kan dan ook benoemen   dat de ouders het zo goed samen hebben opgelost. Dat maakt dat de kinderen ook weer even trots kunnen zijn.

Jongmeerderjarige kinderen die nog (deels) thuis wonen worden nog wat intensiever betrokken. Zij dienen een zogenaamde jongmeerderjarige verklaring te tekenen.

Vrijwilligheid

De mediation vindt plaats op basis van vrijwilligheid. Het staat elk partijen én de mediator vrij om de mediation op elk gewenst moment te beëindigen. Beëindiging geschiedt uitsluitend door een schrijven gericht aan de mediator en de andere cliënt(en). Dit schrijven kan worden toegelicht tijdens een gezamenlijke (slot)bijeenkomst met de mediator.

Het beëindigen van de mediation laat de geheimhoudings- en betalingsverplichtingen van cliënten onverlet.

Geheimhouding en vertrouwelijkheid

De mediator, cliënten en eventuele andere betrokkenen verplichten zich zonder enig voorbehoud tot geheimhouding. Dit betekent met name dat het besprokene niet gebruikt mag worden in een gerechtelijke procedure. Enkel hetgeen is opgenomen in het convenant/de vaststellingsovereenkomst geldt als bewijsmiddel.

Je mag dus best met een vertrouwenspersoon (familielid of vriend) overleggen en de zaak bespreken voor wat steun. Houd het echter wel een beetje binnen de perken.

Kosten

Kijk hierbvoor de geldende tarieven

Om zeker te zijn van de motivatie van de betrokkenen en de voldoening van de kosten wordt er gewerkt met betaling op basis van een voorschot te voldoen voor het eerste mediationgesprek. Het voorschot wordt niet gerestitueerd. Omdat mediation in het belang is van alle betrokkenen, worden de kosten in principe gedeeld.

Bij arbeidsmediation is het echter gebruikelijk dat de kosten door de werkgever worden voldaan.

Het eerste kennismakingsgesprek van een uur (niet inhoudelijk) en het evaluatiegesprek van een uur zijn kosteloos.

De kosten van een mediationtraject zijn lager dan de kosten van het inschakelen van advocaten. Toch is dat niet de reden waarom mensen kiezen voor mediation. Mensen kiezen voor mediation als er in ieder geval de wens is om in redelijke harmonie tot afspraken te komen en dat lukt eigenlijk altijd wel. Met een beetje aandacht voor ‘de addertjes onder het gras’, voorkom je alvast strubbelingen.